Wer eine Postfach-Ordnerfreigabe in Outlook einrichtet, wird feststellen, dass die Freigabe der Ordner erstmal nur für einzelne Benutzer angeboten wird. Man kann Postfachordner jedoch auch an Gruppen freigeben. Dazu wird eine Sicherheitsgruppe (universell, emailaktiviert) mit den entsprechenden Benutzern eingerichtet, die man dann im Outlook beim Einbinden der freigegebenen Ordner auswählen kann. Diese Gruppe taucht bei der Freigabe des Postfachs/der Ordner allerdings nicht im vorausgewählten Adressbuch "Globale Adressliste" auf. Um an die Gruppe zu kommen, muss das Adressbuch "Alle Gruppen" gewählt werden.

Wie die Einrichtung einer Freigabe generell so funktioniert, wird hier beschrieben:
https://www.outlook-user.de/blog/index.php/chefentlastung-fremde-outlook-ordner-dauerhaft-in-outlook-einbinden/20081204082221/